Una forma de trabajo colaborativo es la virtual, a través de herramientas que permitan conectar a todos los involucrados para interactuar, comunicarse y trabajar conjuntamente.
Actualmente, existen decenas de aplicaciones -software- o plataformas digitales para teléfonos inteligentes y computadoras que agilizan el trabajo colaborativo. Estas herramientas facilitan las comunicaciones, la asignación de responsabilidades, la trazabilidad y demás acciones que exige este tipo de trabajo. Ayudan con las dinámicas empresariales y generan equipos humanos cada vez más productivos. Algunas de estas herramientas son:
Zoom
Permite realizar reuniones virtuales y videoconferencias. Entre las características que más gustan de esta aplicación multiplataforma, está el servicio de llamada y webinars en HD, incluso a la hora de compartir pantalla. El soporte gratuito permite hasta 50 personas interactuando en tiempo real por 40 minutos consecutivos. A las reuniones pueden asistir personas conectadas a través de equipos de Android, Mac, iOS, Windows y otras plataformas de la manera más transparente y sin complicaciones aún en redes 3G. También deja compartir mensajes de texto, imágenes y documentos, incluso desde la nube y cuenta con un tablero de anotaciones.
Esta aplicación multiplataforma es una de las más utilizadas en el mundo para la administración y gestión de proyectos. Dentro de sus principales funciones está la organización de actividades. Permite tener en línea un proyecto con un área de trabajo colaborativo, con opciones para compartir tareas, ponerles un estado, adjuntar archivos. Cuenta con un buscador, almacenamiento en la nube y soporta widgets. También tiene opciones de personalización y un intuitivo diseño minimalista de arrastrar y soltar. La aplicación, que tiene una versión gratuita muy robusta, puede ser también utilizada en computadoras o tabletas por varias personas a la vez.
Es un software de gestión de proyectos en empresas y organizaciones de distintos tamaños. Ofrece la posibilidad de crear tareas, asignarlas y darles un estado. El software está disponible en tres versiones: Gratis, Profesional y Empresa. La versión profesional incorpora diagrama de Gantt interactivo, seguimiento de tiempo, gestión de tareas e integración con Box, Dropbox y Google Drive.
De los creadores de la galardonada aplicación MindMeister, esta herramienta permite crear un proyecto o una simple tarea, añadir tantos miembros de equipo como sean necesarios y distribuir las funciones desde cualquier plataforma. Meistertask envía notificaciones automáticamente a cada uno de los implicados en una tarea, quienes pueden verificar el cumplimiento de sus responsabilidades en tiempo real con un práctico checklist. Cuenta con una versión paga con mayor capacidad de almacenamiento, opciones de administración sobre tareas que normalmente están predeterminadas por el programa y permite incluir más personas.
Es un conglomerado de aplicaciones de Google donde se puede compartir e interactuar alrededor de todo tipo de información y trabajar en equipo con las facilidades de la computación en la nube. Los entornos de Gmail, Google Docs, Google Calendar, Google Meet, Hangouts, Google Drive y otras herramientas son muy familiares ya que vienen incluso preinstaladas en teléfonos inteligentes con Android. Aunque G-suite es una herramienta de trabajo colaborativo, no tiene una aplicación de gestión de tareas propiamente dicha. Aun así, la facilidad para interactuar alrededor de documentos de texto, en hojas de cálculo, realizar videoconferencias, chat, foros y formularios la convierte en una de las preferidas para trabajar en equipo.
Elige la mejor herramienta.
El concepto de herramientas de trabajo colaborativo, más conocido en el medio como “software colaborativo”, es muy amplio y en la práctica responde a una gran cantidad de aplicaciones y servicios que varían de acuerdo con las necesidades de las empresas y sus características. No es lo mismo coordinar a 400 personas en diversos países que a 4 o 5 en una misma oficina.
La elección de una herramienta colaborativa online depende de factores como el tipo de proyecto, el nivel de procesos al interior de la organización, si se manejan productos o servicios, entre otros factores. Aun así, se encuentran en el mercado una serie de plataformas para el trabajo colaborativo que suelen resultar prácticas en cualquier ámbito y las podemos clasificar en cuatro categorías principales.
Para la creación de proyectos: generalmente los proyectos en su concepción empiezan por lluvias de ideas o ‘brainstorming’, seguido de la implementación de modelos canvas o espinas de pescado que ofrecen esquemas para visualizar ideas y flujos. En esta categoría sobresalen herramientas como Mindmaister o Symbaloo.
Para entornos de trabajo: son las herramientas que más han apropiado las empresas, entre las más populares se cuentan Office 365 de Microsoft y G-Suite de Google. Estas son unas plataformas multipropósito que incluyen herramientas para crear, guardar y sincronizar ficheros en la nube y editar documentos en cualquier lugar y en tiempo real. Además, incluyen mensajería instantánea, videoconferencias y calendarios compartidos.
Para comunicaciones: permiten la interacción de los integrantes del equipo a través de chats o videoconferencia. Sobresalen Hangout de G-suite, Skype de Office 365, Slack, Go to meeting y Zoom.
Para gestión de tareas: algunos de los aspectos más importantes para el éxito de un proyecto es la coordinación de todos los participantes, su compromiso con los objetivos y la distribución eficaz y eficiente de las tareas para lograr su cumplimiento. Las herramientas para direccionamiento permiten organizar fechas de entrega, tarjetas virtuales de los miembros del equipo, asignación de personal a cada una de las funciones, seguimiento y automatización de del flujo de trabajo. Aquí se ubican herramientas como Basecamp 3, Wrike, MaisterTask, Trello, entre otras.
Ventajas de los entornos de trabajo colaborativo.
Llamados también groupware environment, facilitan la comunicación y el desarrollo de actividades entre los grupos de personas que comparten un espacio físico. Sin embargo, los entornos de trabajo colaborativo también permiten que un grupo de personas acceda a un espacio virtual en el que pueden gestionar archivos. Dentro de las acciones que se facilitan en este contexto están la revisión, calificación y modificación de todo tipo de archivos. Y se garantiza la trazabilidad con el historial de modificaciones y diferentes versiones realizadas.
Estos entornos también brindan herramientas para la comunicación virtual tanto en tiempo real como en diferido. Ten en cuenta los factores clave para lograr tus objetivos en estos contextos de trabajo colaborativo:
Gestión de equipo
Para lograr esta gestión es importante que los compañeros sean capaces de trabajar al mismo tiempo. En ese contexto será posible que las modificaciones y actualizaciones de los documentos se realicen de manera simultánea. Sin embargo, y considerando que también está la opción de hacerlo en diferido, la clave en la gestión de equipo será la comunicación clara y eficaz.
Gestión de tareas
Para la gestión de tareas es trascendental el uso de softwares especializados. Como las tareas son compartidas, es clave tener altos niveles de organización en los que cada uno sea consciente de su rol y actividad, además de la agenda de tareas.
Comentarios
Publicar un comentario